Las bases de datos requieren software nuevo y un nuevo equipo de personal entrenado especialmente en las técnicas de DBMS, así como nuevas estructuras administrativas de datos. La mayoría de las corporaciones desarrollan un grupo de diseño y administración de base de datos dentro de la división corporativa del sistema de información que es responsable de definir y organizar la estructura y contenido de la base de datos y mantenerla. En cooperación estrecha con los usuarios, el grupo de diseño establece la base de datos fisica, las relaciones lógicas entre los elementos, las normas y procedimientos de acceso.
Las funciones que desempeñan se denominan administración de base de datos. Una base de datos da servicio a una comunidad mayor de usuarios que los sistemas tradicionales. Los sistemas relacionales con lenguajes de de consulta de cuarta generación permite a los empleados con pocos conocimientos en computadoras el acceso a grandes bases de datos; Además, entre los usuarios hay especialistas entrenados en computación. Para optimizar el acceso de los empleados con pocos conocimientos se debe dedicar más recursos a su capacitación.
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