Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:
Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar
a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se
presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con
anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y
oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse
desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede
llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia: Reducción de costos.
Se distinguen 3 condiciones que determinan la necesidad de un sistema de
información gerencial:
- Dimensión de la Empresa
Si el tamaño de la
empresa es "la empresa soy yo", no se justifica ningún sistema;
tampoco si la empresa es lo suficientemente chica como "para verla todo,
todos los días". No olvidemos que la información es un modo ideológico de
representar realidades físicas y concretas. Sí el tamaño es tan pequeño que
esas realidades físicas y concretas las veo y cuento todos los días, no hace
falta que las reemplace por una representación simbólica.
- Tecnología
Sí la tecnología no
existe, o su grado es ínfimo, tampoco se justifica un sistema de información.
No se le puede instalar, para dar un ejemplo exagerado, en un taller de
artesanos, en el que cada uno de ellos hace una pieza diferente, con el
material que se le ocurra, en el tiempo que el mismo, y ningún otro, considera
suficiente, trabajando con una herramienta con la que él es diestro, para hacer
una obra cuyo valor se fijará cuando esté terminada y siempre que le interese a
algún cliente, cuya condición de tal se desconoce por anticipado.
- Incertidumbre
Debe darse también la existencia de
lo que llamamos "incertidumbre". Calificamos así al hecho de que la
probabilidad de que ocurra un acontecimiento sólo puede determinarse
apriorísticamente con márgenes variables de error. Si se quiere minimizar el
margen de error, es necesario obtener información rápida de lo que va
aconteciendo diariamente, a fin de convertir" a la incertidumbre en una
"incertidumbre controlada".
Llamamos
"control" a un sistema de información que permite tomar decisiones,
por lo tanto, cuanto más información se pueda obtener sobre algo que es
incierto, mejores serán las decisiones, pudiendo así disminuir el grado de
incertidumbre, o lo que es lo mismo, tener a ésta bajo control. Por ejemplo, si
al salir de mi casa no leo el pronóstico del tiempo, tomaré decisiones peores
que si lo leo
acerca
de un hecho: si debo salir con paraguas o sin él.
Nos encontramos entonces con tres variables: tamaño, tecnología e incertidumbre
(por supuesto, esta última puede ser interna o propia de la empresa, o externa,
por corresponder a su entorno.
