El ERP es un sistema
integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la
mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística,
producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los
recursos de la empresa.
Por otro lado, Kumar y
Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como "paquetes
de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la
información a través de áreas funcionales de la organización". Los
sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se
implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las empresas.
Orton y Marlene (2004)
definen a los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) como un
sistema que permite coleccionar y consolidar la información a través de la
Empresa.
Reuther,D. (2004) en su
artículo "Critical Factors for Enterprise Resources Planning System
Selection and Implementation Projects within Small to Médium Enterprise"
menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de
planeación de recursos empresariales (ERP) como un sistema de administración de
negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación,
manufactura, ventas y finanzas (esto lo podemos representa en Fig. 1) El
software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar
información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los
sistemas de las diferentes áreas del negocio.
Lo más destacable de un ERP
es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de
este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando
la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos
productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la
calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva
la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda
la empresa eliminando la improvisación por falta de información
Los ERP (Enterprise Resource
Planning) son una evolución de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados
únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas. Los ERP
disponen de herramientas para efectuar la planificación de los trabajos en
planta.
Esta planificación se
efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los
productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP
más completos ofrecen módulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son
el núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestión de las
relaciones con los clientes), Data Mining (Conversión de datos en información
útil), etc.
Ramiro Rodríguez (2003) en
su tesis "ERP en la administración de proyectos de construcción"
menciona la importancia de que, para implementar un sistema ERP debe formarse
un equipo con las personas de mayor experiencia en sus áreas, generalmente se
menciona que "sí las compañías pueden operar el negocio como siempre sin
la gente que ellos han puesto en los equipos de implantación, entonces se ha
seleccionado al personal equivocado para el proyecto ERP".
El equipo debe incluir gente
técnica (que sabe cómo trabajar con el sistema ERP) y gente de negocios que
entiende cómo opera la compañía, como se representa en la Fig. 2, aunque se
debe reconocer que de ambos es mas importante el personal experto en el
negocio. La persona adecuada para administrar un proyecto de ERP debe conocer
de ambas áreas.
En resumen, los sistemas ERP
unifican información de las diferentes áreas (finanzas, recursos humanos,
ventas, manufacturación, etc,) de la empresa en un solo lugar, haciendo más
fácil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y
automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la
empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes
áreas del negocio
La implementación de los ERPs no es fácil, se requiere de
un largo período de implementación, además de integrar varios factores que
conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas de la empresa juegan
un papel importante, desde la alta dirección hasta el departamento de
Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios estén convencidos de
los beneficios que se obtendrán con los ERPs, pues esto facilitará la
implementación en la empresa.
Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir
este tipo sistemas, esto debido a los altos costos, sin embargo en la
actualidad las pequeñas y medianas empresas están incursionando en la
implementación de dichos sistemas.
¿COMO SELECCIONARLO?
La elección de una solución de Enterprise Resource
Planning es una decisión crucial para cualquier organización. En
efecto, de la calidad del software dependerá, en gran medida, la eficiencia que
podrá alcanzar la empresa en sus operaciones.
También es necesario considerar que, una vez tomada la decisión, la compañía quedará vinculada por muchos años a los servicios de soporte del proveedor.
Pero, ¿cómo decidir la contratación en un mercado que ofrece múltiples soluciones de ERP? ¿Cómo definir el proveedor que responde mejor a las necesidades de la organización?
Elegir la solución correcta puede ser una tarea titánica. No obstante, el siguiente proceso en cinco pasos puede ahorrar muchísimo tiempo y maximizar las probabilidades de elegir el sistema apropiado.
Primer paso: listar procesos y requerimientos críticos
Muchos proyectos de implementación de ERP fracasan porque, al comenzar las tareas, la organización no tenía claramente definidos sus procesos clave y los requerimientos para dar solución a cada uno de ellos.
Así, el primer paso de la selección radica en documentar detalladamente los requerimientos críticos que debería cumplir el ERP. Si la empresa no conoce sus necesidades, ¿cómo podrá determinar cuál es la solución más adecuada?
Segundo paso: construir una lista de posibles proveedores
En el mercado, distintos proveedores ofrecen diversas soluciones de ERP, cada una con sus propias funcionalidades, fortalezas y debilidades. En este marco, evaluar uno por uno puede ser una tarea de nunca acabar.
Pero, ¿cómo saber en qué proveedores focalizarse? ¿Cuáles son, en principio, los que más se ajustan a las necesidades de la compañía?
Existen algunas herramientas que, cruzando la información de un proyecto en términos de procesos, funcionalidades, tamaño de la empresa, inversión prevista y otros parámetros brinda un listado reducido con los proveedores que mejor se ajustan a las necesidades de la organización.
Ahora bien, en este punto, usted ya cuenta con un pequeño listado de potenciales proveedores. ¿Cómo obtener información para orientar el proceso de selección?
En primer lugar, es necesario pedir referencias. Una alternativa es acordar con el proveedor la visita a algún cliente con características similares a su empresa por el mercado en el actúan, por cantidad de empleados o por la problemática a resolver.
Gracias a estas referencias, usted sabrá qué esperar de cada proveedor.
Además del proveedor de software, es importante evaluar a la empresa implementadora. En general, las causas de insatisfacción radican más en el implementador que en el proveedor del ERP.
Tercer paso: analizar fortalezas y debilidades de cada propuesta
Las fortalezas y debilidades de las distintas ofertas pueden separarse en diferentes componentes de medición, y cada uno en distintos sub conceptos que brindan información clave para tomar la decisión:
1) Empresa proveedora del software
¿Cuál es la antigüedad del proveedor en el mercado?
¿Cuál es su grado de compromiso con sus clientes?
¿Cuántos clientes tiene el proveedor en la misma industria?
2) Empresa implementadora
¿Cuántas implementaciones ha realizado?
¿Cuál es su relación con el proveedor del software?
¿Cuántos clientes tienen en la misma industria?
3) Costo total del proyecto
¿Cuál es el costo del hardware para poner en marcha el software?
¿Cuánto cuesta la infraestructura de soporte al proyecto?
¿Cuál es el costo de las licencias?
¿Cuál es el costo interno de implementación? ¿Cuál es el costo externo?
¿Cuánto cuesta la capacitación necesaria para que los empleados utilicen el sistema?
¿Cuál es el costo del servicio de soporte?
Esta lista no es exhaustiva. Sólo brinda un ejemplo de los factores que deben considerarse.
Cuarto paso: determinar la mejor solución
La selección de un ERP no es un proyecto de tecnología, es decir, no es una decisión que corresponda únicamente al director de sistemas.
Para identificar la solución más adecuada, el equipo del proyecto de selección debe estar formado por representantes calificados de cada una de las áreas de negocio.
Incluso, para minimizar los riesgos de fracaso, cada integrante debería estar vinculado a algún tipo de medición relacionada con el proyecto. El líder del equipo, por su parte, también debería relacionarse a algún tipo de resultado.
Generalmente en la instancia final de selección se cuenta con una terna de posibles proveedores, ordenados de acuerdo a los criterios que previamente acordó el equipo del proyecto de selección.
La mejor opción debería ser el primero de la lista. El segundo es la opción alternativa en caso que no se llegue a un acuerdo con el primero.
Quinto paso: negociar y contratar
Antes de sentarse a negociar con el proveedor elegido, es bueno establecer una serie de metas deseadas.
Desafortunadamente, en muchas organizaciones, la única meta es obtener el precio más bajo posible. Así, las negociaciones se convierten en un tira y afloje donde se discute cada centavo del precio.
Si bien esta actitud pudiera parecer un ahorro en el corto plazo, tarde o temprano, la empresa acabará pagando por su excesivo énfasis en los costos. Concentrarse en la discusión del precio generalmente deriva una merma en la cantidad y/o calidad de los servicios.
Dado que la relación con el proveedor durará muchos años, lo mejor es contar con una estrategia de negociación que considere que ambas partes deben salir beneficiadas con el acuerdo.
En definitiva, seleccionar un ERP es una decisión crítica que afectará la competitividad futura de la organización. Una mala decisión puede ser tremendamente costosa. Si bien resulta imposible erradicar completamente la incertidumbre, este sencillo esquema de cinco pasos brinda un marco de análisis para seleccionar el sistema que responda mejor a las necesidades de la organización.
Daniel M. Aisemberg
Director de EVALUANDO ERP
También es necesario considerar que, una vez tomada la decisión, la compañía quedará vinculada por muchos años a los servicios de soporte del proveedor.
Pero, ¿cómo decidir la contratación en un mercado que ofrece múltiples soluciones de ERP? ¿Cómo definir el proveedor que responde mejor a las necesidades de la organización?
Elegir la solución correcta puede ser una tarea titánica. No obstante, el siguiente proceso en cinco pasos puede ahorrar muchísimo tiempo y maximizar las probabilidades de elegir el sistema apropiado.
Primer paso: listar procesos y requerimientos críticos
Muchos proyectos de implementación de ERP fracasan porque, al comenzar las tareas, la organización no tenía claramente definidos sus procesos clave y los requerimientos para dar solución a cada uno de ellos.
Así, el primer paso de la selección radica en documentar detalladamente los requerimientos críticos que debería cumplir el ERP. Si la empresa no conoce sus necesidades, ¿cómo podrá determinar cuál es la solución más adecuada?
Segundo paso: construir una lista de posibles proveedores
En el mercado, distintos proveedores ofrecen diversas soluciones de ERP, cada una con sus propias funcionalidades, fortalezas y debilidades. En este marco, evaluar uno por uno puede ser una tarea de nunca acabar.
Pero, ¿cómo saber en qué proveedores focalizarse? ¿Cuáles son, en principio, los que más se ajustan a las necesidades de la compañía?
Existen algunas herramientas que, cruzando la información de un proyecto en términos de procesos, funcionalidades, tamaño de la empresa, inversión prevista y otros parámetros brinda un listado reducido con los proveedores que mejor se ajustan a las necesidades de la organización.
Ahora bien, en este punto, usted ya cuenta con un pequeño listado de potenciales proveedores. ¿Cómo obtener información para orientar el proceso de selección?
En primer lugar, es necesario pedir referencias. Una alternativa es acordar con el proveedor la visita a algún cliente con características similares a su empresa por el mercado en el actúan, por cantidad de empleados o por la problemática a resolver.
Gracias a estas referencias, usted sabrá qué esperar de cada proveedor.
Además del proveedor de software, es importante evaluar a la empresa implementadora. En general, las causas de insatisfacción radican más en el implementador que en el proveedor del ERP.
Tercer paso: analizar fortalezas y debilidades de cada propuesta
Las fortalezas y debilidades de las distintas ofertas pueden separarse en diferentes componentes de medición, y cada uno en distintos sub conceptos que brindan información clave para tomar la decisión:
1) Empresa proveedora del software
¿Cuál es la antigüedad del proveedor en el mercado?
¿Cuál es su grado de compromiso con sus clientes?
¿Cuántos clientes tiene el proveedor en la misma industria?
2) Empresa implementadora
¿Cuántas implementaciones ha realizado?
¿Cuál es su relación con el proveedor del software?
¿Cuántos clientes tienen en la misma industria?
3) Costo total del proyecto
¿Cuál es el costo del hardware para poner en marcha el software?
¿Cuánto cuesta la infraestructura de soporte al proyecto?
¿Cuál es el costo de las licencias?
¿Cuál es el costo interno de implementación? ¿Cuál es el costo externo?
¿Cuánto cuesta la capacitación necesaria para que los empleados utilicen el sistema?
¿Cuál es el costo del servicio de soporte?
Esta lista no es exhaustiva. Sólo brinda un ejemplo de los factores que deben considerarse.
Cuarto paso: determinar la mejor solución
La selección de un ERP no es un proyecto de tecnología, es decir, no es una decisión que corresponda únicamente al director de sistemas.
Para identificar la solución más adecuada, el equipo del proyecto de selección debe estar formado por representantes calificados de cada una de las áreas de negocio.
Incluso, para minimizar los riesgos de fracaso, cada integrante debería estar vinculado a algún tipo de medición relacionada con el proyecto. El líder del equipo, por su parte, también debería relacionarse a algún tipo de resultado.
Generalmente en la instancia final de selección se cuenta con una terna de posibles proveedores, ordenados de acuerdo a los criterios que previamente acordó el equipo del proyecto de selección.
La mejor opción debería ser el primero de la lista. El segundo es la opción alternativa en caso que no se llegue a un acuerdo con el primero.
Quinto paso: negociar y contratar
Antes de sentarse a negociar con el proveedor elegido, es bueno establecer una serie de metas deseadas.
Desafortunadamente, en muchas organizaciones, la única meta es obtener el precio más bajo posible. Así, las negociaciones se convierten en un tira y afloje donde se discute cada centavo del precio.
Si bien esta actitud pudiera parecer un ahorro en el corto plazo, tarde o temprano, la empresa acabará pagando por su excesivo énfasis en los costos. Concentrarse en la discusión del precio generalmente deriva una merma en la cantidad y/o calidad de los servicios.
Dado que la relación con el proveedor durará muchos años, lo mejor es contar con una estrategia de negociación que considere que ambas partes deben salir beneficiadas con el acuerdo.
En definitiva, seleccionar un ERP es una decisión crítica que afectará la competitividad futura de la organización. Una mala decisión puede ser tremendamente costosa. Si bien resulta imposible erradicar completamente la incertidumbre, este sencillo esquema de cinco pasos brinda un marco de análisis para seleccionar el sistema que responda mejor a las necesidades de la organización.
Daniel M. Aisemberg
Director de EVALUANDO ERP
Tomado de:
http://www.materiabiz.com/mbz/ityoperaciones/nota.vsp?nid=38882
La elección de un ERP es fundamental, no solo para grandes corporaciones sino también para pequeñas empresas, las cuales pueden beneficiarse enormemente de la automatización y la integración de sus procesos. Este artículo subraya la importancia de una selección cuidadosa, adaptada a las necesidades específicas de cada negocio. Para las pequeñas empresas, en particular, es vital optar por un software ERP que ofrezca escalabilidad y flexibilidad, permitiéndoles crecer sin restricciones y adaptarse a cambios rápidos en el mercado. En este sentido, la elección adecuada en un software ERP para pequeñas empresas u otro tipo de negocio puede transformar la eficiencia operativa y la toma de decisiones, impulsando el éxito a largo plazo.
ResponderEliminarElegir un software contable en Colombia, como un ERP, es esencial para cualquier negocio. Un ERP integra y automatiza procesos clave, desde finanzas hasta inventarios, mejorando la eficiencia y facilitando la toma de decisiones.
ResponderEliminarPara seleccionarlo:
Define claramente tus necesidades.
Investiga y compara proveedores.
Evalúa las propuestas considerando costos y soporte.
Involucra a tu equipo en el proceso de selección.
Negocia un buen acuerdo.
Implementar un ERP puede ser un desafío, pero los beneficios en eficiencia y control valen la pena. ¡Es un cambio que realmente transforma tu negocio!