Se denomina hardware o soporte físico al conjunto de elementos materiales que componen un computador. Hardware también son los componentes físicos de una computadora tales como el disco duro, dispositivo de CD-Rom, disquetera, etc.. En dicho conjunto se incluyen los dispositivos electrónicos y electromecánicos, circuitos, cables, tarjetas, armarios o cajas, periféricos de todo tipo y otros elementos físicos.
El hardware se refiere a todos los componentes físicos (que se pueden tocar) de la computadora: discos, unidades de disco, monitor, teclado, ratón, impresora, placas, chips y demás periféricos. En cambio, el software es intangible, existe como ideas, conceptos, símbolos, pero no tiene sustancia. Una buena metáfora sería un libro: las páginas y la tinta son el hardware, mientras que las palabras, oraciones, párrafos y el significado del texto son el software. Una computadora sin software sería tan inútil como un libro con páginas en blanco.
Hoy en día las empresas
colombianas se encuentran en una fuerte competencia por sobresalir y
posicionarse del mercado, esta reñida contienda entre las empresas de nuestro
país en vía de desarrollo las empresas han optado por implementar nuevos
recursos que permitan optimizar sus procesos y mejorar su rendimiento.
Los sistemas de información gerencial
se han vuelto parte fundamental e imprescindible para la gestión de información
en las empresas permitiendo optar por mejores estrategias y aumentar la
productividad e incluso reducir costos.
Entre estos sistemas encontramos los denominados
ERP (Enterprise Resource Planning) y CRM (customer relationship management) los cuales ofrecen ventajas como: Aumento de
la productividad, reducción de inventarios, incremento del factor ventas/tiempo, mayor respuesta a los
clientes, disminución de compras, disminución de comisiones bancarias,
incremento del número total de clientes, incremento de las ventas por cada
cliente, mejoramiento de la tasa de retención de los clientes, disminución del
costo de adquisición de nuevos clientes, disminución del costo de vender,
disminución del costo de retener, disminución del costo del servicio entre
otros….
Sin embargo la
implementación de un sistema ERP suele ser costosa por lo que hay que ser muy
cuidadoso al realizar la estrategia de implementación del sistema ya que no
todas las empresas en Colombia se encuentran preparadas y el sistema podría convertirse en un arma de
doble filo ya gran parte de las empresas en nuestro país son PYMES; Para que el
sistema sea un éxito también hay que tener en cuenta la previa capacitación de
los empleados.
La aplicación del CRM es la
que requiere un mayor grado de cuidado por parte de la empresa, debido a que
estas debe analizar su situación y relación actual con sus clientes en ambos
sentido, como el de analizar quienes son nuestros clientes, de qué manera son
vistos por la empresa, de cómo la organización es vista y a la vez valorada por
los mismos, con el fin de ofrecerles los mejores servicios, mencionar por
ejemplo los llamados call-centers o centros de atención telefónica los cuales,
a pesar de ser un contacto telefónico,
son medios de atención personalizada.
Toda estrategia de CRM debe
basarse en un cambio de la orientación de toda empresa. No se trata de
implantar una nueva tecnología ya que debe ir mucho más allá, debe implicar a
toda una organización.
El activo más importante de
una empresa es precisamente la base de clientes que esta tenga, así como la
información contenida sobre sus necesidades.
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La
Planificación de Recursos Empresariales, o simplemente ERP (Enterprise
Resourse Planning), es un conjunto de sistemas de información gerencial que
permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente
las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los
envíos y la contabilidad.
De
esta manera, a través del software ERP, en vez de estar los programas
trabajando de manera independiente uno del otro y sin tener una conexión
entre si, trabajan de una forma integrada que permite la interconexión entre
todos ellos. Tampoco hay que considerar que es un ERP un sistema que integre
sólo un sector de la compañía (por ejemplo la contabilidad), sino que tienen
que estarlo todas las partes que permiten los procesos de negocios de la
empresa.
La
integración de todos estos datos en una base de datos centralizada permite la
optimización de los procesos y la obtención de la información de manera más
rápida y precisa y además, todos los usuarios pueden compartir la información
y acceder a ella en forma constante.
Es
el conjunto de estrategias de negocio, marketing, comunicación e
infraestructuras tecnológicas, diseñadas con el objetivo de construir una
relación duradera con los clientes, identificando, comprendiendo y
satisfaciendo sus necesidades. CRM va más allá del marketing de relación, es
un concepto más amplio, es una actitud ante los clientes y ante la propia
organización, que se apoya en procesos multicanal (teléfono, Internet,
correo, fuerza de ventas,...) para crear y añadir valor a la empresa y a sus
clientes.”
Una
aproximación, basada en la red, a la sincronización de las relaciones con el
consumidor a través de canales de comunicación, funciones de negocios y
audiencias". En otras palabras: sumar a Internet como canal a través del
cual obtener y compartir información sobre el cliente. Este pretende extender
el concepto de las relaciones personalizadas con el cliente a sistemas que
operen en Internet.
La diferencia entre el ERP y
CRM son muchas como también lo son sus beneficios. Los beneficios de la
planificación de recursos empresariales incluyen disminución de tiempo de
entrega de los productos, disponibilidad de la información que sea relevante
para la toma correcta de decisiones, la mejora del rendimiento de la inversión
y un entorno comercial automatizado con una mejor comunicación. Además de esto
la ventaja
de la ERP es mejorar la toma
de decisiones y acciones de gestión, la fluidez de la información entre los
distintos departamentos y el aumento de la productividad. Los beneficios del
CRM darle seguimiento a los vendedores, aumento de la productividad de las
ventas, la ayuda en la venta cruzada de productos con múltiples productos,
disminución de los costes, la mejora en el servicio al cliente y aumentar las
ganancias.
Customer Relationship
Management se utiliza en las áreas de marketing y ventas, mientras que
Enterprise Resource Planning se utiliza en todas las áreas de la organización.
La diferencia entre el ERP y CRM es que sus funciones son diferentes. Ambas
aplicaciones se pueden integrar de una manera apropiada para ayudar a todo el
proceso de negocios de la organización.
CRM se centra en la
interacción que una organización mantiene con los clientes y sigue el rastro de
la base de datos del cliente. Esta aplicación se centra en el cliente mientras
que la aplicación ERP tiene una visión más amplia. No es sólo para los clientes
y las ventas, sino para el proceso de negocio completo. ERP proporciona
automatización de las funciones financieras, de marketing, ventas, distribución
y funciones de gestión de proyectos. Los proveedores de software integran Customer Relationship Management
dentro de Enterprise Resource Planning. La diferencia entre el ERP y
CRM son para adaptarse a diferentes propósitos. Las dos aplicaciones sirven
para compartir y coordinar la información.
Los clientes y las ventas
son manejados por el CRM, mientras que la productividad y los empleados son
controlados por el CRP. Un CRM ayuda en la predicción de los ingresos mediante
el seguimiento de los avances y proporciona automatización de las funciones de
ventas y marketing. ERP ayuda a la normalización de los procesos de negocio y
con ello la estructuración de la información y hacerla útil. Esta es la
diferencia entre el ERP y CRM, y ambos son utilizados por las organizaciones en
conjunto debido a sus diferentes funciones. ERP está pensado para agilizar el
proceso interno de la organización o empresa, pero hoy en día el sistema se
cruza a las zonas cubiertas por el CRM. CRM tiene, básicamente, una visión más
estrecha que el de un sistema ERP.
El ERP es un sistema
integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la
mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística,
producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los
recursos de la empresa.
Por otro lado, Kumar y
Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como "paquetes
de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la
información a través de áreas funcionales de la organización". Los
sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se
implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las empresas.
Orton y Marlene (2004)
definen a los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) como un
sistema que permite coleccionar y consolidar la información a través de la
Empresa.
Reuther,D. (2004) en su
artículo "Critical Factors for Enterprise Resources Planning System
Selection and Implementation Projects within Small to Médium Enterprise"
menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de
planeación de recursos empresariales (ERP) como un sistema de administración de
negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación,
manufactura, ventas y finanzas (esto lo podemos representa en Fig. 1) El
software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar
información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los
sistemas de las diferentes áreas del negocio.
Lo más destacable de un ERP
es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de
este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando
la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos
productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la
calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva
la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda
la empresa eliminando la improvisación por falta de información
Los ERP (Enterprise Resource
Planning) son una evolución de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados
únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas. Los ERP
disponen de herramientas para efectuar la planificación de los trabajos en
planta.
Esta planificación se
efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los
productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP
más completos ofrecen módulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son
el núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestión de las
relaciones con los clientes), Data Mining (Conversión de datos en información
útil), etc.
Ramiro Rodríguez (2003) en
su tesis "ERP en la administración de proyectos de construcción"
menciona la importancia de que, para implementar un sistema ERP debe formarse
un equipo con las personas de mayor experiencia en sus áreas, generalmente se
menciona que "sí las compañías pueden operar el negocio como siempre sin
la gente que ellos han puesto en los equipos de implantación, entonces se ha
seleccionado al personal equivocado para el proyecto ERP".
El equipo debe incluir gente
técnica (que sabe cómo trabajar con el sistema ERP) y gente de negocios que
entiende cómo opera la compañía, como se representa en la Fig. 2, aunque se
debe reconocer que de ambos es mas importante el personal experto en el
negocio. La persona adecuada para administrar un proyecto de ERP debe conocer
de ambas áreas.
En resumen, los sistemas ERP
unifican información de las diferentes áreas (finanzas, recursos humanos,
ventas, manufacturación, etc,) de la empresa en un solo lugar, haciendo más
fácil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y
automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la
empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes
áreas del negocio
La implementación de los ERPs no es fácil, se requiere de
un largo período de implementación, además de integrar varios factores que
conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas de la empresa juegan
un papel importante, desde la alta dirección hasta el departamento de
Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios estén convencidos de
los beneficios que se obtendrán con los ERPs, pues esto facilitará la
implementación en la empresa.
Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir
este tipo sistemas, esto debido a los altos costos, sin embargo en la
actualidad las pequeñas y medianas empresas están incursionando en la
implementación de dichos sistemas.
¿COMO SELECCIONARLO?
La elección de una solución deEnterprise Resource
Planninges una decisión crucial para cualquier organización. En
efecto, de la calidad del software dependerá, en gran medida, la eficiencia que
podrá alcanzar la empresa en sus operaciones.
También es
necesario considerar que, una vez tomada la decisión, la compañía quedará
vinculada por muchos años a los servicios de soporte del proveedor.
Pero, ¿cómo decidir
la contratación en un mercado que ofrece múltiples soluciones de ERP? ¿Cómo
definir el proveedor que responde mejor a las necesidades de la organización?
Elegir la solución
correcta puede ser una tarea titánica. No obstante, el siguiente proceso en
cinco pasos puede ahorrar muchísimo tiempo y maximizar las probabilidades de
elegir el sistema apropiado. Primer paso: listar
procesos y requerimientos críticos
Muchos proyectos deimplementación de ERPfracasan porque, al comenzar las tareas, la organización
no tenía claramente definidos sus procesos clave y los requerimientos para dar
solución a cada uno de ellos.
Así, el primer paso
de la selección radica en documentar detalladamente los requerimientos críticos
que debería cumplir el ERP. Si la empresa no conoce sus necesidades, ¿cómo
podrá determinar cuál es la solución más adecuada?
Segundo
paso: construir una lista de posibles proveedores
En el mercado,
distintos proveedores ofrecen diversas soluciones de ERP, cada una con sus
propias funcionalidades, fortalezas y debilidades. En este marco, evaluar uno
por uno puede ser una tarea de nunca acabar.
Pero, ¿cómo saber
en qué proveedores focalizarse? ¿Cuáles son, en principio, los que más se
ajustan a las necesidades de la compañía?
Existen algunasherramientasque, cruzando la información de un proyecto en términos
de procesos, funcionalidades, tamaño de la empresa, inversión prevista y otros
parámetros brinda un listado reducido con los proveedores que mejor se ajustan
a las necesidades de la organización.
Ahora bien, en este
punto, usted ya cuenta con un pequeño listado de potenciales proveedores. ¿Cómo
obtener información para orientar el proceso de selección?
En primer lugar, es
necesario pedir referencias. Una alternativa es acordar con el proveedor la visita
a algún cliente con características similares a su empresa por el mercado en el
actúan, por cantidad de empleados o por la problemática a resolver.
Gracias a estas
referencias, usted sabrá qué esperar de cada proveedor.
Además del
proveedor de software, es importante evaluar a la empresa implementadora. En
general, las causas de insatisfacción radican más en el implementador que en el
proveedor del ERP. Tercer paso: analizar
fortalezas y debilidades de cada propuesta
Las fortalezas y
debilidades de las distintas ofertas pueden separarse en diferentes componentes
de medición, y cada uno en distintos sub conceptos que brindan información
clave para tomar la decisión:
1)Empresa proveedora del software
¿Cuál es la
antigüedad del proveedor en el mercado?
¿Cuál es su grado
de compromiso con sus clientes?
¿Cuántos clientes
tiene el proveedor en la misma industria?
2)Empresa implementadora
¿Cuántasimplementacionesha
realizado?
¿Cuál es su
relación con el proveedor del software?
¿Cuántos clientes tienen
en la misma industria?
3) Costo total del proyecto
¿Cuál es el costo
del hardware para poner en marcha el software?
¿Cuánto cuesta la
infraestructura de soporte al proyecto?
¿Cuál es el costo
de las licencias?
¿Cuál es el costo
interno de implementación? ¿Cuál es el costo externo?
¿Cuánto cuesta lacapacitaciónnecesaria
para que los empleados utilicen el sistema?
¿Cuál es el costo
del servicio de soporte?
Esta lista no es
exhaustiva. Sólo brinda un ejemplo de los factores que deben considerarse. Cuarto paso: determinar
la mejor solución
La selección de un
ERP no es un proyecto de tecnología, es decir, no es una decisión que
corresponda únicamente aldirector
de sistemas.
Para identificar la
solución más adecuada, el equipo del proyecto de selección debe estar formado
por representantes calificados de cada una de las áreas de negocio.
Incluso, para
minimizar los riesgos de fracaso, cada integrante debería estar vinculado a
algún tipo de medición relacionada con el proyecto. El líder del equipo, por su
parte, también debería relacionarse a algún tipo de resultado.
Generalmente en la
instancia final de selección se cuenta con una terna de posibles proveedores,
ordenados de acuerdo a los criterios que previamente acordó el equipo del
proyecto de selección.
La mejor opción
debería ser el primero de la lista. El segundo es la opción alternativa en caso
que no se llegue a un acuerdo con el primero. Quinto paso: negociar y
contratar
Antes de sentarse a
negociar con el proveedor elegido, es bueno establecer una serie de metas
deseadas.
Desafortunadamente,
en muchas organizaciones, la única meta es obtener el precio más bajo posible.
Así, lasnegociacionesse convierten en un tira y afloje donde se discute cada
centavo del precio.
Si bien esta
actitud pudiera parecer un ahorro en el corto plazo, tarde o temprano, la
empresa acabará pagando por su excesivo énfasis en los costos. Concentrarse en
la discusión del precio generalmente deriva una merma en la cantidad y/o
calidad de los servicios.
Dado que la
relación con el proveedor durará muchos años, lo mejor es contar con una
estrategia de negociación que considere que ambas partes deben salir
beneficiadas con el acuerdo.
En definitiva, seleccionar
un ERP es una decisión crítica que afectará la competitividad futura de la
organización. Una mala decisión puede ser tremendamente costosa. Si bien
resulta imposible erradicar completamente la incertidumbre, este sencillo
esquema de cinco pasos brinda un marco de análisis para seleccionar el sistema
que responda mejor a las necesidades de la organización.
Las bases se pueden aplicar en las empresas a manera informativa y gracias ello se pueden obtener ventajas como disminución de costos mejoramiento de procedimientos y aprovechamiento de oportunidades dando así una ventaja competitiva sobre otras organizaciones.
El hardware es muy importante para estar a la vanguardia en todas las empresas facilitando la gestión de información y la rapidez con la que esta se maneja.
Una base o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al
mismo contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este
sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su
mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
En la actualidad, y gracias al desarrollo tecnológico de campos como la
informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato
electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar
datos.
En informática existen los sistemas gestores de bases de datos (SGBD),
que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y
estructurada. Las propiedades de los sistemas gestores de bases de datos se
estudian en informática.
SISTEMAS DE GESTION DE DATOS
Los Sistemas de gestión de
base de datos son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de
interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan.
Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de
manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. En los textos que tratan
este tema, o temas relacionados, se mencionan los términos SGBD y DBMS, siendo
ambos equivalentes, y acrónimos, respectivamente, de Sistema Gestor de Bases de
Datos y DataBase Management System, su expresión inglesa.
El propósito general de los sistemas de gestión de
base de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto
de datos.
Existen distintos objetivos
que deben cumplir los SGBD:
Abstracción de la información. Los SGBD
ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los
datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos,
este hecho se hace transparente al usuario. Así, se definen varios niveles
de abstracción.
Independencia. La independencia de los
datos consiste en la capacidad de modificar el esquema
(físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en
las aplicaciones que se sirven de ella.
Redundancia mínima. Un buen diseño de una
base de datos logrará evitar la aparición de información repetida o
redundante. De entrada, lo ideal es lograr una redundancia nula; no
obstante, en algunos casos la complejidad de los cálculos hace necesaria
la aparición de redundancias.
Consistencia. En aquellos casos en los que
no se ha logrado esta redundancia nula, será necesario vigilar que aquella
información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es
decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea.
Seguridad. La información almacenada en una
base de datos puede llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben
garantizar que esta información se encuentra asegurada frente a usuarios
malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a
ataques que deseen manipular o destruir la información; o simplemente ante
las torpezas de algún usuario autorizado pero despistado. Normalmente, los
SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de
usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos.
Integridad. Se trata de adoptar las medidas
necesarias para garantizar la validez de los datos
almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de
hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra
circunstancia capaz de corromper la información almacenada.
Respaldo y recuperación. Los SGBD deben
proporcionar una forma eficiente de realizar copias
de seguridad de la información almacenada en ellos, y de restaurar a
partir de estas copias los datos que se hayan podido perder.
Control de la concurrencia. En la mayoría
de entornos (excepto quizás el doméstico), lo más habitual es que sean
muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar
información, bien para almacenarla. Y es también frecuente que dichos
accesos se realicen de forma simultánea. Así pues, un SGBD debe controlar
este acceso concurrente a la información, que podría derivar en
inconsistencias.
Tiempo de respuesta. Lógicamente, es
deseable minimizar el tiempo que el SGBD tarda en darnos la información
solicitada y en almacenar los cambios realizados.
Ventajas:
1.Facilidad
de manejo de grandes volúmenes de información.
2.Gran
velocidad en muy poco tiempo.
3.Independencia
del tratamiento de información.
4.Seguridad
de la información (acceso a usuarios autorizados), protección de información,
de modificaciones, inclusiones, consulta.
5.No
hay duplicidad de información, comprobación de información en el momento de
introducir la misma.
6.Integridad
referencial el terminar los registros.
Inconvenientes:
1.El
costo de actualización del hardware y software son muy elevados.
2.Costo
(salario) del administrador de la base de datos es costoso.
3.El
mal diseño de esta puede originar problemas a futuro.
4.Un
mal adiestramiento a los usuarios puede originar problemas a futuro.
5.Si
no se encuentra un manual del sistema no se podrán hacer relaciones con
facilidad.
6.Generan
campos vacíos en exceso.
7.El
mal diseño de seguridad genera problemas en esta.
